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Chiamatemi Wolf: risolvo problemi

Getting things done – GTD – è la filosofia e l’arte di “fare le cose” senza stress, migliorando la produttività.

che cosa è

Che tu stia organizzando una presentazione di lavoro o che tu stia pensando ai regali di Natale, la filosofia GTD dice di iniziare identificando un obiettivo chiaro e poi di chiederti: qual è la prossima azione concreta che posso fare per avvicinarmi al raggiungimento del mio obiettivo?

come funziona

L’obiettivo è di mantenere tutti i task e le attività abbastanza piccoli in modo da potertene occupare in un periodo di tempo breve. In questa maniera, la mancanza di tempo o di motivazione non potrà impedirti di fare quello che ti sei prefissato di fare.
Usando il metodo GTD, sarai sempre pronto a lavorare sulle attività con un preavviso minimo, indipendentemente da quello che stai facendo o da dove ti trovi.

un passo per volta

Oggi giorno, avere successo sul lavoro significa essere un buon organizzatore.
Siamo bombardati da nuove attività e cose da fare quasi ogni singolo minuto e questo è il motivo per cui i nostri cervelli cercano continuamente di risolvere problemi irrisolti, ricordandoci di loro nei momenti più inopportuni.
Come sopravvivere?
Per essere più efficienti possibile, dobbiamo evitare di soffermarci sulle cose che non sono strettamente correlate al compito che stiamo svolgendo in un dato momento.
Quindi, non cercare di risolvere decine di progetti contemporaneamente, ma usa il 100% della capacità della tua mente per focalizzare l’attenzione sul compito da svolgere in questo preciso istante, per poi passare al secondo.

un secchio di raccolta.
Aspetta… Cosa?

In un mondo ideale, saremmo sicuramente in grado di concentrarci interamente su quello che stiamo facendo in qualsiasi momento: scrivere un’email, parlare con un collega, rispondere a una telefonata, ecc.
Nella realtà, invece, i nostri cervelli hanno questa modalità di fare irritante che non ci permette di dimenticare le altre cose di cui dobbiamo ancora occuparci: fare questo, pagare quest’altro, ecc.
Inoltre, siamo costantemente bombardati da nuove informazioni sull’ultimo prodotto, su un marchio interessante da ricordare, ecc.
Per evitare il sovraccarico, l’ideale è iniziare a usare un “secchio di raccolta”, un luogo fuori dalla tua mente in cui depositare qualsiasi informazione o idea  destinata a distrarti.
In questo modo, saprai sempre dove ritrovare le informazioni quando avrai tempo per affrontarle e quelle attività non ti distrarranno nel presente.
Il tuo secchio di raccolta può assumere varie forme: quaderni, elenchi sul computer, applicazioni sullo smartphone, scatole fisiche in cui depositare le tue note o una combinazione di questi strumenti. Fai in modo che sia un metodo semplice, la chiave è avere il tuo secchio di raccolta vicino per recuperare facilmente le informazioni che contiene.

5 PASSI per fare ordine dove c’è caos

1 CATTURA

RADUNA TUTTO QUELLO CHE ATTIRA LA TUA ATTENZIONE

2 CHIARISCI

CERCA DI CAPIRNE IL SIGNIFICATO

3 ORGANIZZA

METTI CIASCUN TASK NELLA LISTA A CUI APPARTIENE

4 RIFLETTI

RIESAMINA FREQUENTEMENTE

5 ATTACCA

SEMPLICEMENTE INIZIA A FARE

porta fuori la spazzatura

Se i tuoi secchi di raccolta non sono aggiornati, non sono più affidabili e il tuo cervello comincerà a non fidarsi di loro.
Quando questo accade, il tuo subconscio inizia a essere distratto da problemi e compiti irrisolti.
Come fare per evitare che il tuo cervello perda fede nelle tue liste?
L’unico modo per garantire una produttività senza stress è portare fuori la spazzatura, una volta alla settimana:

  • Se un elemento non è importante, toglilo immediatamente dall’elenco
  • Se puoi prenderti cura di un task in modo rapido (in 2 minuti o meno), fallo immediatamente
  • Se è importante, mettilo nel posto giusto

Se si tratta di un appuntamento, un progetto o un’attività concreta, trasferiscila nella lista appropriata.

metti le cose nei posti giusti

La maggior parte delle liste di cose da fare tendono a non funzionare perché diventano una raccolta casuale di compiti, pensieri, informazioni.

External collection buckets” o “Secchi di raccolta esterna” sono ideali per raccogliere tutte le cose che non vuoi nella tua testa. È il tuo posto in cui accumulare le cose, in cui non devi classificarle o conservarle in una particolare categoria in quel preciso momento perché puoi tornare a rivederle più tardi.
Solamente quando svuoti i secchi di raccolta esterna devi prendere delle decisioni: che tipo di attività ho inserito in questa lista? Che cosa ne devo fare?
Quindi, porta fuori la spazzatura e:

  1. Se è un’attività complessa (che richiede più di una attività concreta), trasformala in un progetto con un obiettivo chiaro
  2. Tutte le altre attività dovrebbero finire in una “next actions list”

Una “Projects list” o “Lista dei Progetti” fornisce una panoramica di tutti i progetti attuali.
Per definire un progetto, bisogna pensare ai risultati: come sarà il tuo mondo quando il progetto sarà finito? Puoi descrivere il risultato con una frase? Per esempio: “al termine di questo progetto, prenoterò i voli per la mia prossima vacanza”.
L’obiettivo di questa lista è tenere traccia di tutti i progetti attuali che devono essere completati nel prossimo futuro.
Assicurarti sempre che ogni progetto abbia un task successivo all’interno della lista delle azioni successive, perché solamente attività concrete rendono possibile il raggiungimento di ogni obiettivo.

La “Next Actions list” o “Lista delle Azioni successive” definisce i passaggi da eseguire per realizzare i progetti.
Inizia pensando agli obiettivi finali del progetto e poi lascia che la tua mente affronti tutti i diversi passaggi necessari per arrivarci.
Scrivili e organizzali in modo che le azioni concrete che devi prendere diventino chiare.

Waiting for list” o “Lista di Attesa” può essere molto utile quando si lavora con altre persone.
Qui è dove annoti tutto quello che altre persone devono consegnarti, con le rispettive scadenze: per esempio se stai aspettando che il tuo collega ti invii alcuni dati per la una presentazione.
Riesamina e aggiorna questo elenco ogni settimana, in modo da notare quando qualcuno non rispetta le scadenze prefissate. In questo caso, avrai un compito concreto: ricordare quella specifica attività a quella persona con una email, una breve telefonata, ecc.
Se questa attività richiede meno di 2 minuti, fallo immediatamente. In caso contrario, scrivi il task nella lista delle azioni successive.

Quando non hai altra scelta che pianificare un evento all’ultimo, utilizza il calendario per archiviare idee e attività connesse a giorni specifici.

Un’altra componente fondamentale del metodo GTD è la “Someday/Maybe list” o “Lista dei Desideri”.
Che cosa mettiamo in questa lista?
La lista dei desideri contiene tutte quelle che che non siamo stati capaci di tradurre in idee concrete o task.
Puoi dividerla in sotto-elenchi in cui scrivere idee e interessi personali come viaggi da fare, vini da assaggiare, progetti che potrebbero essere importanti in futuro, ecc.
Per essere efficace, questa lista ha bisogno di essere rivista e aggiornata regolarmente.

La nostra mente ha bisogno di spazio. Ecco perché dovremmo raggruppare tutte le informazioni importanti in un sistema affidabile che sia fuori delle nostre teste.
Quindi:

  • crea un sistema di elenchi e file che puoi portare con te, ovunque tu vada, in modo che tu possa essere produttivo anche se sei bloccato in un aeroporto o in una stazione ferroviaria
  • fidati del tuo sistema
  • se ti fidi del tuo sistema, la tua mente sarà a proprio agio e in grado di concentrarsi pienamente sul compito da fare in un preciso momento
  • rivedi tutte le tue liste settimanalmente, diciamo il venerdì pomeriggio, e assicurati che il tuo sistema rimanga aggiornato.

Questo ti permetterà di arrivare al fine settimana rilassato e con un senso di controllo.

Vuoi conoscere il mio sistema? Rimani sintonizzato per leggere il mio prossimo articolo su “getting things done”!

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Flavia Piantino Gazzano
flavia.gazzano@gmail.com

Digital enthusiast and growth hacker, with a strong passion for new technologies, social media and PR. She uses strategic communication as a strong asset in her life and has a creative approach to problem solving.

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